-

Ad hoc คืออะไร ? มีวิธีบริหารจัดการงานแบบนี้อย่างไร ?

ทุกวันนี้ คำที่เรามักจะได้ยินจากคนทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งคือในวงการเอเจนซี่ (Agency) คือ ไม่มีเวลาพักผ่อน เพราะใช้เวลาไปกับการทำงานทั้งหมด ทั้ง ๆ ที่บริษัทก็มีเวลาเข้า-ออกงานเหมือนบริษัททั่ว ๆ ไป แต่ทำไมถึงต้องทำงานกันจนค่ำ จนบางทีก็ข้ามไปจนถึงเช้าอีกวัน หรือแม้กระทั่งวันหยุด

หนึ่งในสาเหตุนั้นก็คืองานประเภท Ad hoc (เฉพาะกิจ) ที่มักจะโผล่มาโดยไม่ทันได้ตั้งตัว และก็ต้องให้ความสำคัญกับสิ่งนี้ จนไปกระทบกับงานอื่น ๆ จนประสิทธิภาพในการทำงานลดลง นานวันไปก็ทำให้ทีมงานที่มีคุณภาพ เหนื่อยและหมดไฟ (Burnout) ไปกับการทำงานเสียอย่างนั้น

บทความนี้ จะพามาทำความรู้จักกับ Ad hoc ว่ามันคืออะไร เกิดจากอะไร และมีวิธีในการจัดการกับมันอย่างไรบ้าง ? อาจจะตรงหรือไม่ตรงกับประสบการณ์ของใครบ้าง ก็ลองปรับใช้กันดูนะครับ (ข้อมูลส่วนใหญ่มาจากต่างประเทศที่วัฒนธรรมการทำงานอาจจะไม่ตรงกับบ้านเรา)

โปรเจคหรืองาน Ad hoc คืออะไร ?

Ad hoc (เฉพาะกิจ) เป็นชื่อเรียกของโปรเจคหรืองานประเภทหนึ่ง ที่มักจะมาโดยที่เราไม่ได้คาดคิดหรือวางแผนเอาไว้ เช่น งานแทรก หรือ งานด่วน แต่โดยรวมแล้วจะเป็นงานที่กระทบต่อตารางการทำงานของเรา ไม่ว่าจะเป็นการแทรกคิวตารางงานอื่น มานอกเวลางาน รวมถึงกระทบไปยังเพื่อนร่วมทีมคนอื่น ๆ ด้วย

สังเกตง่าย ๆ ระหว่างที่เราทำงาน อาจจะมีคำสั่งหรือข้อความเหล่านี้ปรากฏมาให้เห็น เช่น "มีงานด่วน" "งานแทรก" "รอไม่ได้" "ขอภายในวันนี้" หรือคำที่ทรงพลังและเป็นสากลอย่าง "ASAP" (As soon as possible.) ที่ไม่กำหนดเดดไลน์ (Deadline) แต่ต้องทำให้เสร็จเร็วที่สุด

สาเหตุของการเกิดงาน Ad hoc

สาเหตุของการเกิดงาน Ad hoc มีอยู่มากมาย มีอยู่หลายปัจจัยด้วยกัน ทั้งภายในและภายนอก สำหรับปัจจัยภายในมักจะเกิดจากความผิดพลาดของทีมเอง เช่น การไม่ได้ลงตารางงานไว้ทำให้งานไม่ได้อยู่ในคิว กำหนดระยะเวลาทำงานผิดพลาดไม่สัมพันธ์กับทรัพยากรหรือทีมที่มีอยู่ ทำให้ต้องเร่งงานดังกล่าวขึ้นมา หรือมีพนักงานออกจากตำแหน่งงานทำให้ทีมที่ยังอยู่ต่อ แบกรับกับงานที่ถูกทิ้งเอาไว้แทน

อีกด้านหนึ่งจะมาจากปัจจัยภายนอก ทั้งสถานการณ์ต่าง ๆ วิกฤตทางการตลาด (ฺBrand Crisis) ที่ปัจจุบันมักถูกพบเจอทางโซเชียลเน็ตเวิร์ค (Social Network) หรือการทำงานร่วมกับลูกค้า (Clients) ที่เปลี่ยนแผนกระทันหัน มีเงื่อนไขหรือความต้องการ เพิ่มเติมจากที่ตกลงกันไว้

จะเห็นได้ว่า สาเหตุส่วนใหญ่นั้นจะเป็นปัจจัยที่ควบคุมไม่ได้ เป็นปัญหาขึ้นมาให้ต้องแก้ไขสถานการณ์กันต่อไป ซึ่งอาจมีสาเหตุอื่น ๆ อีก ขึ้นอยู่กับแต่ละองค์กร

5 เทคนิคในการรับมือกับ Ad hoc ให้ปวดหัวน้อยที่สุด

 

1. สำรวจทีมงานที่พร้อมจะรับงาน Ad hoc

ลองสำรวจทีมก่อน ว่าเวลานั้นมีใครที่เวิร์คโหลด (Workload) น้อยและพร้อมจะทำงาน Ad hoc หรือไม่ ? ตรงนี้ถ้าระบบงานใครมีตาราง Project Management ก็จะตรวจเช็คทรัพยากรการทำงานได้ง่ายมาก และเลือกทีมมารับงาน Ad hoc ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ตัวอย่างตาราง Project Management

แต่หากไม่มีตาราง Project Management ก็ค่อย ๆ พิจารณาไปทีละเรื่องได้ ดังนี้

• เป้าหมายหลักของโปรเจคคืออะไร ?
• กำหนดการของโปรเจคเป็นอย่างไร เวลาที่เป็นไปได้ที่จะทำงานได้สำเร็จ ?
• ใครต้องเข้าร่วมโปรเจคนี้บ้าง ?

พิจารณาเป็นข้อ ๆ และหาตัวเลือกที่ดีที่สุดว่าจะมอบหมายงานให้ใคร และจัดตารางเวลาลงให้เหมาะสม อย่าลืมว่า งาน Ad hoc ควรจะกระทบกับทีมให้น้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

2. ตั้งความสำคัญของงาน Ad hoc เป็น Risk, Complexity และ Urgency

พอเป็นงานเฉพาะกิจที่มีความ "ด่วน" เข้ามา แน่นอนว่าความสำคัญต้องสูงกว่างานอื่น ๆ จึงต้องตั้งความสำคัญของงาน Ad hoc ให้เป็น Risk (มีความเสี่ยง), Complexity (ซับซ้อน) และ Ungency (เร่งด่วน) อย่างไรก็ตามงานที่มีอยู่ก็ไม่ได้หายไปไหน เราจึงต้องพิจารณาความสำคัญของงาน Ad hoc เพิ่มเพื่อจัดสรรงานให้เหมาะสม ดังนี้

• จะเกิดอะไรขึ้นถ้างานนี้ไม่สำเร็จ จะเสียหาย หรือเสียลูกค้าไปไหม ?
• เป็นไปได้ไหมที่งานจะเสร็จตามกำหนด สามารถเลื่อนได้รึเปล่า ?
• อะไรเป็นสิ่งจำเป็นจริง ๆ ที่ขาดไม่ได้ในการทำงานนี้บ้าง ?

ข้อดีของงานประเภท Ad hoc ที่ต้องการความรวดเร็วนี้ ก็คือกระบวนการที่สั้นลง ทำให้สามารถจบงานได้เร็ว มีการตัดสินใจแก้ไขงาน (ทั้งจากทีมและลูกค้า) น้อยกว่างานทั่ว ๆ ไป จึงเหมาะกับสถานะที่ว่า "รีบเคลียร์รีบจบ"

3. ติดตามงาน Ad hoc อย่างใกล้ชิด

ถึงแม้จะเป็นงานที่เร่งด่วนและใช้เวลาสั้น แต่ก็ควรนำ Ad hoc ไปรวมไว้ใน Project Manager เพื่อให้หัวหน้างานติดตามผลเหมือนกับงานอื่น ๆ ด้วย ไม่งั้นจากงานที่ต้องให้ความสำคัญมาก ๆ อาจกลายเป็นงานที่ถูกลืมไปได้ เพราะโดน Workload จากงานทั่วไปกลบ รู้ตัวอีกทีก็ไม่ทันเสียแล้ว

4. รวมพลทีมที่เข้าขากัน เพื่อผลลัพธ์ที่ดี

งาน Ad hoc มาเยือนเหมือนภัยวัยร้ายที่หนังซูเปอร์ฮีโร่มักพบเจอ ที่มีทั้งความเร่งรีบและกดดัน การรวมทีมที่เก่งและเข้าขากันมารับงาน Ad hoc จะทำให้การสื่อสารที่ผิดพลาดน้อยลง กระบวนการทำงานสั้นลง ได้ประสิทธิภาพงานที่ดีขึ้น รวมทั้งไม่ไปเบียด Wordload ของงานทีมโดยรวมอีกด้วย

5. ทำความเข้าใจกับทีม เกี่ยวกับ Ad hoc

 

วิธีเตรียมรับมือ งาน Ad hoc ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

หลักการในการรับมืองาน Ad hoc นั้น ไม่ใช่เรื่องยาก หากเราไม่สามารถหลีกเลี่ยงงานประเภทนี้ได้ ก็ต้องเตรียมทีมให้พร้อม

ลดความพิเศษของการมอบหมายงาน Ad hoc

 

รวมตารางงานรองรับ Ad hoc ในตารางงานปกติ

 

ทำให้แน่ใจว่าทีมไม่ "ขาดคน"

 

ส่งเสริมวัฒนธรรมการร่วมมือในการทำงาน